Услуги
Cоздание системы тендерных закупок для крупных компаний
Проведение закупки (продажи) путем проведения тендера, торгов или иной конкурентной процедуры позволяет минимизировать расходы (максимизировать доходы), а также выбрать на рынке контрагента, предлагающего лучшие условия. Естественно, при наличии конкуренции среди потенциальных контрагентов. При небольших объемах годовых закупок (продаж) содержать большой штат специалистов, способных эффективно и юридически грамотно проводить конкурентные процедуры, нет смысла. Целесообразнее пригласить консультантов или вообще отдать этот вид бизнеса профессионалам на аутсорсинг.
Чем крупнее компания, тем существеннее эффект она получает от применения процедуры тендера в своих закупающих подразделениях (управлениях материально-технического обеспечения, управлениях капитального строительства и т.п.).
Обычно при проведении закупок по некоторым номенклатурным позициям контракты заключаются с традиционными поставщиками товаров, работ и услуг ("установившиеся хозяйственные связи"). Чаще это относится к сырью, расходным материалам, комплектующим. С нашей точки зрения лучшая политика в этом случае - проводить регулярные закрытые торги среди нескольких постоянных поставщиков. По остальным же номенклатурным позициям компании приходится постоянно искать новых надежных поставщиков с лучшими предложениями. И здесь тендерные процедуры используют все. Покупать в первом попавшемся месте, не запросив предложений других поставщиков, как минимум глупо. Так никто не делает.
Во всем мире присутствуют проблемы в закупках продукции для нужд крупных компаний. Каждый из нас, тратя свои ресурсы на собственные нужды, умеет делать это наиболее эффективно, исходя из своих личных интересов. А в крупных компаниях многомиллионные решения по выбору поставщиков принимают (или по крайней мере готовят, что не менее важно) конкретные люди, далекие в управленческой иерархии от собственников.
Попробуйте ответить на следующие вопросы:
- Как убедиться в том, что решение про закупку продиктовано интересами компании, а не интересами самих менеджеров?
- Как гарантировать компанию от неправильных решений закупщиков?
- Как закупать наиболее эффективно и не от случая к случаю, а постоянно?
- Как учитывать или избежать проблем с ситуациями, когда поставщики постоянно требуют изменить условия заключенных договоров, ссылаясь на изменение курса доллара, транспортных и энергетических тарифов и т.п.?
- Как инвестиционному комитету холдинга принимать решения по заявкам предприятий? Дать денег - и пусть реализуют инвестиционный проект сами?
- Принимать решения о том, у кого закупать оборудование без посторонней помощи?
- Как в труднодоступные регионы закупается оборудование, которое нельзя отремонтировать на месте, которое не может работать от местной электро- или водопроводной сети, внедрение которого потребует существенных дополнительных капитальных вложений и т.п.?
В итоге Вы прийдете к мнению, что для реализации всех этих задач необходима целостная регламентированная система тендерных закупок, которая должна быть эффективной и прозрачной. Причем прозрачной сверху вниз по всем уровням управленческой иерархии, т.е. руководитель каждого уровня должен иметь возможность контролировать действия подчиненных всех нижестоящих уровней, а его собственные действия должны быть подконтрольны для верхних уровней.
Регламентация тендерных закупок и продаж в простейшей или сложной форме необходима всем. Многие компании регламентируют свои закупки только ради имиджа и повышения авторитета на рынке, однако, уже на первых порах, четкая структура действий, правил, критериев, методов и инструментов получения более выгодных условий в контрактах даёт существенный экономический эффект.
Почему именно система регламентации тендерных закупок и что это такое?
Под регламентаций тендерных закупок мы имеем в виду составление и утверждение основных правил и принципов проведения тендеров в компании. Прежде всего, это разработка внутрикорпоративных обязывающих документов (Положения о тендерном комитете, о порядке и правилах проведения тендеров, стандарта или целой системы закупочных стандартов компании). В этих документах должны быть установлены ключевые понятия, политика компании в области применения тендерных закупок различной продукции, описаны допустимые способы закупок, процедуры, из которых формируется каждый способ, а также условия (закупочные ситуации), при которых допускается применение каждого из установленных способов закупок.
Для повышения эффективности закупок обычно приходится вносить некоторые изменения в организационную структуру управления закупками, т.е. в иерархию прав, обязанностей и ответственности различных связанных с закупками органов управления.
Помимо традиционных функций планирования и проведения закупок кто-то должен заниматься вопросами "идеологии закупок", контроля, координации, выдачи разрешений на закупки в уникальных ситуациях, разрешение споров. И установление правил игры без установления правил отчетности - бесполезное занятие.
Внутренняя нормативная база должна сопровождаться эффективной методической базой. Ведь закупающих сотрудников помимо обязательных правил игры необходимо вооружить методическими рекомендациями по проведению закупок, отражающими "лучшую практику тендерных закупок", а также типовыми и стандартными формами различных оформляемых в процессе закупок документов.
Некоторые зарубежные специалисты среди принципов закупок на первое место ставят профессионализм персонала, что невозможно без управления его обучением и мотивацией. Неквалифицированный закупщик может стать источником проблем для компании без всяких "откатов".
Ключевым элементом эффективной системы тендерных закупок является стабильная политическая позиция высшего руководства компании направленная на повышение эффективности закупок. Система регламентации тендерных закупок "внутри" компании не рождается, она рождается только "сверху". Экономить на закупках миллионы долларов хотят все, но что-то изменять и относиться к этому как к инвестиционному проекту готов далеко не каждый.
Внедрение эффективной системы тендерных закупок невозможно без реализации этапов:
- проведение анализа существующей системы регламентации тендерных закупок, а также разработка концепции и программы ее совершенствования;
- разработка предложений по усовершенствованию организационной структуры управления тендерными закупками, а также нормативно-распорядительной базы закупок, методической базы тендерных закупок;
- разработка предложений по повышению эффективности применения в закупочной деятельности компьютерных и информационных технологий;
- разработка предложений по повышению эффективности подсистемы кадрового обеспечения системы тендерных закупок.
Естественно, начинать надо с анализа. Разработанная программа не должна рассматриваться как абсолютно "жесткий" документ, поскольку обычно по результатам каждого этапа по желанию заказчика приходится уточнять и изменять очередность, объемы, сроки и, соответственно, стоимости последующих этапов.
В качестве тестовой площадки для формирования системы целесообразно выбрать одно из своих предприятий-подразделений с дальнейшим тиражированием полученных результатов на другие объекты.
Практика показывает, что закупающие организации соблюдают три простых правила:
1. Степень регламентации тендерных закупок зависит от того, насколько публичным является субъект экономической деятельности: чем более он публичен (органы государственной власти, международные финансовые организации), тем более жесткую и чёткую политику проведения тендерных закупок он выстраивает.
2. Практически каждая система тендерных закупок строится с использованием широкого перечня процедур, включая конкурентные и неконкурентные.
3. В любой системе тендерных закупок важную роль играет совокупность нормативных документов, описывающих способы закупок и условия их выбора.
Главные цели процедуры тендера:
1. Там, где конкуренция есть, главное - обеспечить ее максимальный (с учетом разумности) уровень, и создать эффективную конкурентную среду - то есть условия, позволяющие извлечь из конкурирующих предложений действительно наилучшее, с точки зрения интересов закупающей компании.
2. Там, где конкуренции нет, или по каким-то причинам ее использовать неразумно (например, нет времени на организацию процедур), должна быть обеспечена максимальная прозрачность действий закупщиков - главным образом, за счет коллегиальности принятия решений.
Справка
